PowerPoint inspirációk 1. - üzleti terv és éves beszámoló

A PowerPoint-ot, mint eszközt sokan és sokféleképpen használjuk, attól függően, hogy melyik iparág melyik szegmensében tevékenykedünk. A PowerPoint inspirációk sorozat célja, hogy betekintést engedjen abba, hogy mások, máshol mire és hogyan használják a powerpoint-ot. A betekintés alapján pedig inspirációt is kaphatunk atekintetben, hogy saját munkánkban, saját feladatinkban hogyan tudjuk jobban kihasználni a PowerPoint nyújtotta lehetőségeket.

A PowerPoint a hagyományos eladások készítésén túl kiválóan alkalmas arra is, hogy olyan dokumentumokat készítsünk el vele, amit első nekifutásra szövegszerkesztővel vagy kiadványszerkesztővel állítanánk össze. A PowerPointban élhetünk az animáció eszközeivel és a sok, könnyen használható grafikai eszközzel, melyek segítenek kiemelni a lényeget és rámutatni az összefüggésekre.

Példa egy álló diaformátummal készített üzleti tervre:

És két példa hagyományos formátumban készített éves beszámolóra:

képek innen: elance.com

Így lesz örök emlék a céges karácsony

 kép: flrick.com, kevin dooley

Tömérdek élmény és benyomás ér bennünket nap mint nap, munka közben és szabadidőnkben egyaránt. Az élmények és benyomások száma sokkal több, mint amennyit elődeink száz vagy kétszáz évvel ezelőtt megéltek, de még annál is jelentősen több, amennyit mi magunk éltünk meg 20 vagy akár 10 évvel ezelőtt is. Sajnos vagy szerencsére – ki-ki döntse el maga -, a fotózás fejlődése és elterjedése is követte az élet felgyorsult ritmusát és ezen felgyorsult fejlődés eredményeként ma majdnem mindenkinek van legalább egy, de inkább több fotózásra alkalmas eszköz a keze ügyében. Van aki él a lehetőséggel, hogy könnyedén fotózhat, van aki nem, de valószínűsíthető, hogy egy átlagos halandó évente néhány száz képet könnyedén elkattint.

Sok tehát az élményünk és sok képet is készítünk a pillanatokról, amiket meg- vagy átélünk, mégis hiányzik a folyamatból egy nagyon fontos momentum: a visszatekintés. A fényképek, amiket elkattintunk, őriznek egy pillanatot, egy eseményt, egy hangulatot – egyszóval egy emléket.  A fényképezés elterjedésében rejlő egyik legnagyobb lehetőség, hogy a fényképek által átélhetjük újra a fontos pillanatokat: újra lehetünk vidámak, boldogok, büszkék, vagy éppen a jól végzett munka örömétől fáradtak.

Egy ilyenfajta visszatekintős-nosztalgiázós fényképnézegetés nemcsak az „élvezeti érték” miatt fontos: a visszatekintés, az összegzés, a "mit történt velünk?" áttekintése a továbblépés szempontjából is kiemelt jelentőségű. Tudatosan vagy tudattalanul, de jellemzően múltunk tapasztalatai alapján hozzuk meg a jövőre vonatkozó döntéseinket, így egyáltalán nem mindegy, hogy emlékezünk-e  - és ha igen, akkor hogyan - arra, ami velünk történt. 

Évvége közeledtével, a karácsonyi és évzáró rendezvények idején különleges aktualitást kap az összegzés, a visszatekintés. Ilyenkor sokan átgondoljuk, egyéni és céges léptékben is, hogy mi történt velünk az elmúlt évben, mit tettünk, milyen események vettünk részt és miben voltunk aktív kezdeményezők.

A visszatekintés segítségével szembesülhetünk azzal, hogy mennyi minden történt egy év alatt, hogy honnan indultunk és hova jutottunk el és megítélhetjük, hogy az út, amin járunk, megfelelő-e nekünk továbbra is vagy esetleg módosítanunk kell rajta. Az egyéni összegzés mellett segíthetünk kollégáinknak is visszatekinteni és összegezni az elmúlt évet: összegyűjtve és sorba rendezve az elmúlt év eseményeiről készült fényképeket - közösen ünnepelt születésnapok és névnapok, kirándulások, utazások, sörözések, nagy hajtások és nagy összefogások képeit – segíthetünk magunknak és a kollégáknak is emlékezni és értékelni az elmúlt év eseményeit.

Állítsunk össze egy 6-8 perce fotóvetítést - 60-80 db fényképet összefűzve, zenével egybevágva - akár powerpoint segítségével, és vetítsük le a céges karácsonyon vagy zárópartin. Ahogy a közös emlékeknek, úgy a közös emlékek közös felidézésnek is közösségépítő hatása van. Egy ilyen fotóvetítés-filmmel ismét közelebb hozhatjuk egymással az évvégi hajtásban megfáradt és emiatt kicsit elidegenedett kollégákat. Az évközben történt pozitív töltésű események felidézése segíteni fog abban, hogy mi is és a kollégák is jó érzéssel zárjuk le az évet és jövőre frissen lendülettel vágjunk bele a munkába. 

Ötlet innen: www.fotovetites.com

Retorika és prezentáció

Kép innen.

Manapság a legtöbben úgy gondoljuk, hogy "tudunk" beszélni, azaz nincs vele különösebb problémánk.

És mivel gond nélkül meg tudjuk magunkat értetni, nem is jut eszünkbe, hogy a nyilvános beszéd "tudománya" bizony egy külön tudomány.

És ez nem véletlenül van így.

A retorikáról van szó.

Régebben a közgondolkodás szerint sem volt kérdés (már az ókori görögök is...), hogy nyilvánosan megszólalni, felszólalni, előadni és érvelni a beszédnek egy különleges, minősített esete és így jelentősen különbözik egy baráti beszélgetéstől, de még egy komolyabb hangvételű üzleti tárgyalástól is.

Aki próbálta, tudja már, hogy hiába van a fejünkben minden szükséges ismeret és gondolat, nyilvános előadás közben gyakran nem úgy "jön ki" belőlünk, nem úgy hangzanak a mondatok, nem azt a hatást érjük el, amit szeretnénk, ha nem szántunk elég időt és energiát a felkészülésre.

A retorika a wikipédia szerint: " a szónoklat tudománya, eredetileg díszes külsőségek között előadott beszédeket, ékes stílusú, nyilvános megszólalásokat jelentett. Később a nem szépirodalmi műfajok elméletét jelentette. Iskolai tantárgy volt a beszéd- és értelemgyakorlat mellett. Ma a rendszeres gondolkodás és önkifejezés eszköze, a kulturált érvelés, vitatkozás tudománya. Tárgya minden nyilvános, közéleti megszólalás, minden közéleti kommunikációs helyzet, és szereplője minden nyilvánosan megszólaló ember. Társtudománya a szövegtannak, amely a sikeres közlés, a meggyőző beszéd szempontjai alapján tekinti át a szöveg (beszéd) létrehozását."

Ma tanfolyamokon, felsőoktatási továbbképzéseken lehet elsajátítani a retorika alapjait. A Google keresőbe a "retorika oktatása" címszót beírva számos iskolát találhatunk. További ismereteket szerezhetünk a retorika.lap.hu oldalon is.

Egy termék- vagy cégbemutatónál, egy konferencia-előadás alkalmával a helyzetek és az elvárások általában kisebbek, így ezen szituációk megoldása nem igényel mély retorikai ismereteket. De az,
- hogy a gondolatainkat össze kell szedni előre,
- hogy beszédünk logikáját át kell gondolni,
- hogy beszédünk célját tisztázni kell magunkban,
minden esetben igaz és megkerülhetetlen. (A "majd megoldom valahogy" csak a nagyon-nagyon  nagy rutinnal rendelkezőknél működik.)

Nagy segítség, ha előadásunkat próbaként be tudjuk mutatni egy őszinte, erős kritikai érzékkel bíró, de laikus ismerősnek. Érdemes meghallgatni a véleményét és azt, hogy ő mit értett meg előadásunkból.

Itt is, minden az életben oly sok esetben, a gyakorlással a rutin is kialakul és a tapasztalat felhalmozódáséval egyre kevesebb gyakorlásra lesz szükség.

Van akinek a nyilvános beszéd ösztönösen könnyebben megy, de ezt is - mint bármi mást - bárki képes elsajátítani.

Tervbemutató prezentáció

Egy jó tervbemutató prezentációnak  - függetlenül tervtől, szakágtól, közönségtől - az a célja, hogy a közönség a tervet a szükséges mértékben megismerje. Ez a "szükséges mérték" pedig maga a sikeres és hatékony prezentáció kulcsa. Hogy mi a "szükséges mérték", az természetesen minden esetben más és más.

Egy terv bemutatása előtt érdemes átgondolni, hogy azok, akiknek bemutatjuk a tervet, mire kíváncsiak, milyen információkra éhesek elsősorban és milyen előképzettséggel rendelkeznek. Nem mindenki ért annyira (nagyon nem!) egy adott szakterülethez, mint a szakterület szakértője, ezért a tervbemutatónál nagyon fontos az egyszerűsítés és a legfontosabb szakkifejezések magyarázata, még akkor is, ha nekünk teljesen triviálisnak tűnnek is ezek.


Tervprezentáció (általános) diajegyzék:
1. Címdia: terv címe, tervező
2. Előzmények, körülmények: a tervezési folyamat elhelyezése térben és időben (kapcsolódó projekt, fejlesztés, tervezési terület, szakasz, stb.)
3. A tervezési feladat, a megoldandó műszaki probléma
4. Alapadatok: honnan indult a tervezés, milyen adatok álltak rendelkezésre
5. A tervezési folyamat rövid bemutatása, érdekességek, különlegességek (ha vannak)
6. Az eredmény: a terv és annak ismertetése
7. További lépések: engedélyezés, jóváhagyása, kivitelezés (ha ismert)

Tipográfia a prezentációban

kép innen:http://sitesmacker.com/typography/

A wikipédia definiciója szerint a tipográfia nyomtatott betűkkel foglalkozó szakma és művészeti ág, melynek célja olyan írásképet kialakítani a betűtípusok és betűcsaládok alkalmazásával, mely egyszerre esztétikus és célszerű. Modernebb megfogalmazásban az információ megjelenítésének szabályrendszere. Ezek a szabályok a hagyományon és a mindenkori ízlésen alapulnak, ezért folyamatosan változnak kisebb-nagyobb mértékben.

A prezentáció esetében is fontos, hogy az íráskép esztétikus és célszerű legyen, értve ezalatt elsősorban azt, hogy az íráskép, a betűk nagysága, típusa, elrendezése a könnyű olvashatóságot és könnyű megértést szolgálja. A kiválasztott betűtípus és az alkalmazott betűméretek önmagukban is alkalmasak arra, hogy kiemeljenek vagy hangsúlyozzanak egy információt.

Prezentáció készítéshez nem szükséges képzett tipográfusnak lenni, de nem árt, ha a főbb szabályokkal és fogalmakkal tisztában vagyunk.

15 e-book a tipográfiáról itt.

Kapcsolódó blogbejegyzés: Fontok a prezentációban

Zene a vetítés alatt - PowerPoint 2010

 
Fotóalbum-vetítéshez, vagy előadó nélküli prezentáció aláfestéseként zenét is csatolhatunk az elkészített prezentációhoz. Nézzük, hogy hogyan.

A zenét alapvetően fájl formájában tudjuk beilleszteni a prezentációba, az általában használt fájlformátumok használhatók, tehát nem csak mp3, hanem mp4, wav és wma is.

A zene, vagyis a hangfájl beillesztése diához kapcsolódik, azaz arra diára kell beilleszteni a hangfájlt, ahol azt elsőként meg szeretnénk szólaltatni.

Beillesztés lépésenként:
1. Beszúrás főmenü
2. Audioklip (jobbszélen) - katt rá
3. Fájl kiválasztása, majd Beszúrás

Ezzel a hangfájl beillesztése megtörtént, ezt követően a "finomhangolás" fog következni. Egyrészt el kell tüntetnünk a hangfájlt jelző ikont a dia közepéről, másrészt be kell állítanunk, hogy a zene automatikusan vagy kattintásra induljon, valamint hogy mikor érjen véget. Nézzük sorban:

Hangfájlt jelző ikon eltüntetése:
1. Katt a jelzőikonra (stilizált hangszóró)
2. Egérrel megfogni és lehúzni diáról a dia melletti üres területre (van más megoldás is, de sok szempontból ez a "kézi" megoldás a legpraktikusabb)

Zeneindítás módjának beállítása:
1. Animációk főmenü
2. Animáció munkaablak bekapcsolása (katt a feliratra)
3. Az Animáció munkaablakban jobb oldalon meg fog jelenni a beillesztett hangfájl. A hangfájl melletti kis nyílra kattintva válasszuk ki az "Effektus beállításai.." menüpontot.
4. A felugró ablak 3 fülén számtalan dolgot beállíthatunk. A legegyszerűbb esetben - például egy fotóvetítés alkalmával -  és feltételezve, hogy mindösszesen egy hangfájl beszúrása történt, a következő beállításokkal éljünk:
5. Lejátszás indítása: Az elejétől
6. Leállítás: Ez után.....dia. (Itt adjuk meg a legutolsó dia számát vagy egy annál nagyobb számot)
7. Időzítés/Indítás: Együtt az előzővel
8. A többi beállítást nem szükséges módosítani.

Fontos!
Pendrive-ra másoláskor, CD-re íráskor a hangfájlt (a zenét is) át kell másolni a ppt-vel együtt. (A hangfájl nem épül be ténylegesen a ppt-be, csak egy összekapcsolást hozunk létre a beillesztéssel.)

Mitől jó? #9

Egy gondolatébresztő prezentáció sok-sok jó ötlettel. Téma: fenntarthatóság, fenntartható tervezés.

Gördülékeny prezentáció - hogyan kerüljük el a kínos csendet

Egy praktikus ötlet arra vonatkozóan, hogy hogyan kerüljük el a két dia között beálló csendet és szünetet.

A legtöbb prezentáció úgy készül és úgy áll össze, hogy egy gondolatmenet egy diához kapcsolódik, azaz   1 gondolat = 1 dia,     így tehát, mikor egy gondolat véget ér, és még nem kezdődött el a következő gondolat/nem jelent meg a következő dia, akkor bizony egy rövid szünet keletkezik.

Miért baj ez?

Ez a szünet

- egyrészt baj azért, mert a közönség figyelme lekötetlen marad és lehetőség adódik az előadástól és tőlünk független figyelemlekötő gondolatok felbukkanására a közönségben ülők fejében (mi lesz az ebéd? mit kell még csinálnom délután? vajon fog esni holnap?).

- másrészt baj azért, mert mi magunk, mint előadók is megakadunk egy pillanatra és újra fel kell vennünk az előadás fonalát a következő dia megjelenését követően. És az pedig közismert tény, hogy valamit folyamatosan működtetni mindig kevesebb energiát igényel, mint ki-be kapcsolgatni.

Hogyan kerülhetjük el ezt a haszontalan szünetet?

Készüljünk rá és a megelőző diához tartozó gondolatmenet végén, szünet tartása nélkül, gondoskodjunk egy rövid átvezető mondatról, ami felvezeti a következő diát. Itt olyasmikre kell gondolni, mint például:

.....Ezek alapján tehát arra a következtetésre jutottunk, hogy...

.....A vizsgálat azt az eredményt hozta, hogy...

.....A folyamat következő lépése pedig...

Ezeket az átkötéseket a prezentáció begyakorlásakor érdemes kitalálni és megjegyezni. Sőt, pánik esetére érdemes lehet a saját prezentáció-vázlatra az egyes diák mellé fel is jegyezni az átkötőszövegeket, így rövidzárlat esetén is jó szolgálatot tudnak tenni.

Kép és ötlet innen.

SmartArt - PowerPoint 2010

A fenti képen egy SmartArt-tal készült diakép látható. PowerPoint 2010-ben a SmartArt itt érhető el:
Beszúrás/SmartArt és katt.

A SmartArt leginkább úgy fogható fel, mint előregyártott egyszerű "infógrafika". A galériában látható alakzatok az alapváltozatot képviselik, mindegyik alakzat átszínezhető, elforgatható, térbeli hatásokkal kiegészíthető, azaz lényegében minden módosító eszköz alkalmazható a SmartArt elemek elemein is.

Játszani és inspirálódni tökéletes, a való életben történő alkalmazása azonban nehezen járható. Ritkán fordul elő,  hogy az éppen ábrázolni kívánt szituációra pont ráillik valamelyik előregyártott grafika. Igaz, hogy lehet őket módosítani és újabb elemekkel bővíteni, azonban a módosítás gyakran nehézkes és lassú, így sokszor egyszerűbbnek tűnik az ábrát "kézzel" megrajzolni