Projektprezentáció

 

Építési vagy műszaki jellegű fejlesztések során az ötlettől a megvalósításon át a befejezésig általában hosszú az út. A folyamat hosszát és bonyolultságát növeli, ha a beruházás hitelből vagy pályázati támogatással valósul meg, hiszen ebben az esetben a banki illetve a pályázati elbírálás szereplőit is be kell vonni a megvalósítási lépésekbe.

A projektmegvalósítás jellemzője - amellett, hogy hosszú  -, hogy sok különböző szakterület dolgozik együtt a közös cél érdekében:

• az előkészítésben a tervező, a pályázatíró, a költség-haszon elemzést készítő közgazdász, a döntéshozó beruházó, képviselő-testület vagy polgármester, az üzemeltető szervezet, valamint a bank / EU-s közreműködő szervezetek képviselői

• hozzájuk kapcsolódik be a megvalósítás időszakában a beruházás lebonyolítója, a műszaki ellenőr és a kivitelezői gárda.

A sokféle szakterület egyben sokféle fókuszpontot jelent, azaz minden szakterület más aspektusára fókuszál a projektnek (költségre, műszaki megvalósíthatóságra, társadalmi haszonra, megtérülésre vagy éppen a politikai vonatkozásra). Ahhoz, hogy egy ilyen összetett és sokszereplős feladat gördülékeny legyen, kiemelkedően fontos szerep jut a kommunikációnak. A sikeres befejezésnek szinte alapfeltétele, hogy mindenki "egyet gondoljon" a projektről.

Ennek az  „egyet gondolásnak” a megteremtéséhez szolgál eszközül a projektprezentáció, mely összefoglalja a projekt minden aspektusát, érintve a műszaki, gazdasági és társadalmi témaköröket is:

• A jól összeállított projektprezentáció segíti a kommunikációt a szakmai egyeztetéseken, kooperációkon, projekt-megbeszéléséken, lakossági fórumokon és minden olyan helyzetben, ahol a projekttel kapcsolatban egyeztetni szükséges.

• A prezentáció egészben és részekben is felhasználható, igazodva az aktuális egyeztetés témájához.   

• Készíthető olyan változat, mely önmagában, narráció nélkül is megállja a helyét. Az ilyen projektprezentációk honlapokra kihelyezve segíthetik a projekt általános kommunikációját.

Javasolt tartalomjegyzék

• műszaki tartalom ismertetése

• helyszin, előzmények

• tervek

• műszaki sajátosságok, érdekességek

• költségvetés

• szereplők bemutatása

• projektgazda, beruházó, tervező, mérnök, projektmenedzser, kivitelező, szakértők, stb

• megvalósítási ütemterv, jelen állapot

• teljes projektfolyamat bemutatása

• folyamatban lévő feladatok részletes bemutatása

• költség-haszon elemzés

Mitől műszaki?

Sokat gondolkodtam azon, hogy miben különbözik egy "műszaki" prezentáció egy "nem műszaki" prezentációtól. 

Például attól, hogy a közönség egy speciális kör, általában mérnökök, vagy valamilyen okból műszaki területre tévedt laikusok (politikusok, projektmenedzserek, stb.) A mérnök - legyen az bármilyen is - járt valamilyen iskolába, így lett belőle mérnök, és ebben az iskolában magába szívott valamit (ki többet, ki kevesebbet) abból, amit úgy hívnak, hogy mérnöki gondolkodás.

(Kitérés. Az egyetemen tanultam francia szaknyelvet, egy fél évig talán, összesen. Az egyetlen dolog, ami megmaradt, az egy mondat - magyarul - amit a tanárnőnk mondott arról, hogy mire jó az egyetem. Azt mondta, hogy lehet, hogy mindent elfelejtünk, amit itt öt év alatt tanulunk, de amit biztosan magunkkal viszünk, az a szemléletmód. Kapni fogunk egy szemléletmódot, ami attól kezdve meg fogja határozni a világlátásunkat. És ebben szerintem nagyon igaza volt. Egy mérnök, az mérnök, és mérnökül kell hozzá beszélni. A közgazdászhoz meg közgazdászul, de ez majd egy másik blogban.)

Aztán ami még jellemző a műszaki prezentációra, hogy műszaki rajzokkal van tele, mivel olyan témákról szól, amiknek a megértéséhez elengedhetetlen a rajzi ábrázolás.

Aztán ami még nagyon érdekes sajátosság, hogy  van Tárgya. Általában szól valamiről. Egy gyártmányról, egy projektről, egy fejlesztésről, egy kutatásról. Most mondhatná bárki, hogy minden prezentációnak van tárgya, ami igaz is, de Tárgya nincs. A műszaki prezentációban a Tárgy nagyon-nagyon sokszor kézzel fogható.

A három dologból, amit összeszedtem, kettő tűnik izgalmasnak: a közönség, és a műszaki rajz. Ezekről lesz majd még szó.

A hallgatóság, mint tényező

Mikor felkészülünk egy előadásra és átgondoljuk, hogy miről fogunk beszélni, érdemes pár percet arra is szánni, hogy sorra vegyük, kik ülnek majd a közönség soraiban: sokkal hatékonyabb előadást fogunk tartani, ha figyelembe vesszük, hogy hallgatóságunk mit képes az adott pillanatban befogadni.
- Mennyit tudnak arról, amiről beszélni fogok? - Kell-e rövid áttekintést nyújtani, mielőtt belekezdek a lényegbe?
- Szakemberek vagy laikusok? - Érdemes-e belemenni a részletekbe? Szabad-e szakszavakat használni?
- Nekik miért fontos, amiről beszélni fogok? - Milyen információkkal lehet felkelteni az érdeklődésüket?
- Sokan lesznek? - 100 embernek inkább előadni kell, 10 emberrel akár beszélgethetünk is.
- Mennyire lesznek majd fáradtak? - Ebéd után könnyedebb előadást tartsunk, ebéd előtt minél rövidebbet.
És a többi, és a többi....