Projektprezentáció

 

Építési vagy műszaki jellegű fejlesztések során az ötlettől a megvalósításon át a befejezésig általában hosszú az út. A folyamat hosszát és bonyolultságát növeli, ha a beruházás hitelből vagy pályázati támogatással valósul meg, hiszen ebben az esetben a banki illetve a pályázati elbírálás szereplőit is be kell vonni a megvalósítási lépésekbe.

A projektmegvalósítás jellemzője - amellett, hogy hosszú  -, hogy sok különböző szakterület dolgozik együtt a közös cél érdekében:

• az előkészítésben a tervező, a pályázatíró, a költség-haszon elemzést készítő közgazdász, a döntéshozó beruházó, képviselő-testület vagy polgármester, az üzemeltető szervezet, valamint a bank / EU-s közreműködő szervezetek képviselői

• hozzájuk kapcsolódik be a megvalósítás időszakában a beruházás lebonyolítója, a műszaki ellenőr és a kivitelezői gárda.

A sokféle szakterület egyben sokféle fókuszpontot jelent, azaz minden szakterület más aspektusára fókuszál a projektnek (költségre, műszaki megvalósíthatóságra, társadalmi haszonra, megtérülésre vagy éppen a politikai vonatkozásra). Ahhoz, hogy egy ilyen összetett és sokszereplős feladat gördülékeny legyen, kiemelkedően fontos szerep jut a kommunikációnak. A sikeres befejezésnek szinte alapfeltétele, hogy mindenki "egyet gondoljon" a projektről.

Ennek az  „egyet gondolásnak” a megteremtéséhez szolgál eszközül a projektprezentáció, mely összefoglalja a projekt minden aspektusát, érintve a műszaki, gazdasági és társadalmi témaköröket is:

• A jól összeállított projektprezentáció segíti a kommunikációt a szakmai egyeztetéseken, kooperációkon, projekt-megbeszéléséken, lakossági fórumokon és minden olyan helyzetben, ahol a projekttel kapcsolatban egyeztetni szükséges.

• A prezentáció egészben és részekben is felhasználható, igazodva az aktuális egyeztetés témájához.   

• Készíthető olyan változat, mely önmagában, narráció nélkül is megállja a helyét. Az ilyen projektprezentációk honlapokra kihelyezve segíthetik a projekt általános kommunikációját.

Javasolt tartalomjegyzék

• műszaki tartalom ismertetése

• helyszin, előzmények

• tervek

• műszaki sajátosságok, érdekességek

• költségvetés

• szereplők bemutatása

• projektgazda, beruházó, tervező, mérnök, projektmenedzser, kivitelező, szakértők, stb

• megvalósítási ütemterv, jelen állapot

• teljes projektfolyamat bemutatása

• folyamatban lévő feladatok részletes bemutatása

• költség-haszon elemzés

Tervbemutató prezentáció

Egy jó tervbemutató prezentációnak  - függetlenül tervtől, szakágtól, közönségtől - az a célja, hogy a közönség a tervet a szükséges mértékben megismerje. Ez a "szükséges mérték" pedig maga a sikeres és hatékony prezentáció kulcsa. Hogy mi a "szükséges mérték", az természetesen minden esetben más és más.

Egy terv bemutatása előtt érdemes átgondolni, hogy azok, akiknek bemutatjuk a tervet, mire kíváncsiak, milyen információkra éhesek elsősorban és milyen előképzettséggel rendelkeznek. Nem mindenki ért annyira (nagyon nem!) egy adott szakterülethez, mint a szakterület szakértője, ezért a tervbemutatónál nagyon fontos az egyszerűsítés és a legfontosabb szakkifejezések magyarázata, még akkor is, ha nekünk teljesen triviálisnak tűnnek is ezek.


Tervprezentáció (általános) diajegyzék:
1. Címdia: terv címe, tervező
2. Előzmények, körülmények: a tervezési folyamat elhelyezése térben és időben (kapcsolódó projekt, fejlesztés, tervezési terület, szakasz, stb.)
3. A tervezési feladat, a megoldandó műszaki probléma
4. Alapadatok: honnan indult a tervezés, milyen adatok álltak rendelkezésre
5. A tervezési folyamat rövid bemutatása, érdekességek, különlegességek (ha vannak)
6. Az eredmény: a terv és annak ismertetése
7. További lépések: engedélyezés, jóváhagyása, kivitelezés (ha ismert)