Amit a közönségről tudnunk kell

kép innen :http://blog.mbabasecamp.com

Amikor a prezentációra készülünk, nem haszontalan dolog készülő előadásukat leendő közönségünk szempontjából is megvizsgálni. Mert az egy dolog, hogy mi fogunk előadni - de nekik kell majd végighallgatni.

Mi az amit érdemes tehát átgondolni?

1. Mi az a jellemző tulajdonság, ami közönségünk minden tagjáról elmondható?
Egy közönségnek általában egy vagy kettő olyan közös tulajdonsága van, ami mindenkire ráillik - ilyen lehet a foglalkozásuk vagy az üzletág, amiben érdekeltek, vagy az élethelyzetük, a lakóhelyük vagy valamilyen közös érdek vagy érdeklődési kör. Ezen információk ismeretében mondanivalónk alátámasztása sokkal hatásosabb lesz.

 - Olyan példákat válasszunk, ami a közönség számára felfogható, amit hozzá tudnak kötni a mindennapi életükhöz. Például ha kisvállalkozóknak tartunk előadást, akkor kisvállalkozókról hozzunk fel példákat és ne az 500 legnagyobb vállalkozással példálódzunk.
 - Idézzünk olyan emberektől, akiket jó eséllyel ismernek és elismernek, vagy rendelkeznek a közönség jellemző tulajdonságával.

2. Mit tudnak a témámról?
Azaz milyen tudásszinttel rendelkeznek arról, amiről beszélni fogunk és mi az, ami őket ezzel kapcsolatban a leginkább érdekli?

- Az előadás fő üzenete (key message) legyen az, amire a közönség leginkább kíváncsi. Különböző közönség különböző fő üzenetet kíván meg, még akkor is, ha ugyanarról a témáról szól az előadásunk. Egy új iszapvíztelenítő gépről szóló előadásnak más az üzenete akkor, ha azt a szennyvíztisztító telep üzemeltetőjének mutatjuk be és más az üzenete, ha a szennyvíztisztító telep tervezőjének kell bemutatnunk. Az üzemeltetőt az érdekli, hogy mennyibe kerül üzemeltetni, a tervezőt pedig az érdekli, hogy mekkora a víztelenítési hatásfoka.
- Készüljünk fel a kérdésekre, amik a fő üzenettel kapcsolatban a közönségtől várható.

3. Milyen érzésekkel viseltetnek a téma iránt?

Mennyire érdekli őket a prezentációnk? Ha tudjuk, hogy valószínűleg érdektelen lesz a közönségünk, találjunk egy erős érvet, hogy miért is hallgassanak végig és ezt előadásunk legelején vessük be.

Retorika és prezentáció

Kép innen.

Manapság a legtöbben úgy gondoljuk, hogy "tudunk" beszélni, azaz nincs vele különösebb problémánk.

És mivel gond nélkül meg tudjuk magunkat értetni, nem is jut eszünkbe, hogy a nyilvános beszéd "tudománya" bizony egy külön tudomány.

És ez nem véletlenül van így.

A retorikáról van szó.

Régebben a közgondolkodás szerint sem volt kérdés (már az ókori görögök is...), hogy nyilvánosan megszólalni, felszólalni, előadni és érvelni a beszédnek egy különleges, minősített esete és így jelentősen különbözik egy baráti beszélgetéstől, de még egy komolyabb hangvételű üzleti tárgyalástól is.

Aki próbálta, tudja már, hogy hiába van a fejünkben minden szükséges ismeret és gondolat, nyilvános előadás közben gyakran nem úgy "jön ki" belőlünk, nem úgy hangzanak a mondatok, nem azt a hatást érjük el, amit szeretnénk, ha nem szántunk elég időt és energiát a felkészülésre.

A retorika a wikipédia szerint: " a szónoklat tudománya, eredetileg díszes külsőségek között előadott beszédeket, ékes stílusú, nyilvános megszólalásokat jelentett. Később a nem szépirodalmi műfajok elméletét jelentette. Iskolai tantárgy volt a beszéd- és értelemgyakorlat mellett. Ma a rendszeres gondolkodás és önkifejezés eszköze, a kulturált érvelés, vitatkozás tudománya. Tárgya minden nyilvános, közéleti megszólalás, minden közéleti kommunikációs helyzet, és szereplője minden nyilvánosan megszólaló ember. Társtudománya a szövegtannak, amely a sikeres közlés, a meggyőző beszéd szempontjai alapján tekinti át a szöveg (beszéd) létrehozását."

Ma tanfolyamokon, felsőoktatási továbbképzéseken lehet elsajátítani a retorika alapjait. A Google keresőbe a "retorika oktatása" címszót beírva számos iskolát találhatunk. További ismereteket szerezhetünk a retorika.lap.hu oldalon is.

Egy termék- vagy cégbemutatónál, egy konferencia-előadás alkalmával a helyzetek és az elvárások általában kisebbek, így ezen szituációk megoldása nem igényel mély retorikai ismereteket. De az,
- hogy a gondolatainkat össze kell szedni előre,
- hogy beszédünk logikáját át kell gondolni,
- hogy beszédünk célját tisztázni kell magunkban,
minden esetben igaz és megkerülhetetlen. (A "majd megoldom valahogy" csak a nagyon-nagyon  nagy rutinnal rendelkezőknél működik.)

Nagy segítség, ha előadásunkat próbaként be tudjuk mutatni egy őszinte, erős kritikai érzékkel bíró, de laikus ismerősnek. Érdemes meghallgatni a véleményét és azt, hogy ő mit értett meg előadásunkból.

Itt is, minden az életben oly sok esetben, a gyakorlással a rutin is kialakul és a tapasztalat felhalmozódáséval egyre kevesebb gyakorlásra lesz szükség.

Van akinek a nyilvános beszéd ösztönösen könnyebben megy, de ezt is - mint bármi mást - bárki képes elsajátítani.

Gördülékeny prezentáció - hogyan kerüljük el a kínos csendet

Egy praktikus ötlet arra vonatkozóan, hogy hogyan kerüljük el a két dia között beálló csendet és szünetet.

A legtöbb prezentáció úgy készül és úgy áll össze, hogy egy gondolatmenet egy diához kapcsolódik, azaz   1 gondolat = 1 dia,     így tehát, mikor egy gondolat véget ér, és még nem kezdődött el a következő gondolat/nem jelent meg a következő dia, akkor bizony egy rövid szünet keletkezik.

Miért baj ez?

Ez a szünet

- egyrészt baj azért, mert a közönség figyelme lekötetlen marad és lehetőség adódik az előadástól és tőlünk független figyelemlekötő gondolatok felbukkanására a közönségben ülők fejében (mi lesz az ebéd? mit kell még csinálnom délután? vajon fog esni holnap?).

- másrészt baj azért, mert mi magunk, mint előadók is megakadunk egy pillanatra és újra fel kell vennünk az előadás fonalát a következő dia megjelenését követően. És az pedig közismert tény, hogy valamit folyamatosan működtetni mindig kevesebb energiát igényel, mint ki-be kapcsolgatni.

Hogyan kerülhetjük el ezt a haszontalan szünetet?

Készüljünk rá és a megelőző diához tartozó gondolatmenet végén, szünet tartása nélkül, gondoskodjunk egy rövid átvezető mondatról, ami felvezeti a következő diát. Itt olyasmikre kell gondolni, mint például:

.....Ezek alapján tehát arra a következtetésre jutottunk, hogy...

.....A vizsgálat azt az eredményt hozta, hogy...

.....A folyamat következő lépése pedig...

Ezeket az átkötéseket a prezentáció begyakorlásakor érdemes kitalálni és megjegyezni. Sőt, pánik esetére érdemes lehet a saját prezentáció-vázlatra az egyes diák mellé fel is jegyezni az átkötőszövegeket, így rövidzárlat esetén is jó szolgálatot tudnak tenni.

Kép és ötlet innen.

Felkészülés és gyakorlás

A most következő prezentáció egy újabb remek prezentáció arról, hogy miért is fontos dolog a prezentáció, hogyan érdemes egy prezentációra felkészülni és miért olyan fontos a gyakorlás.

A tartalmon kívül a prezentációra is érdemes figyelni, mert az is nagyon profi.
A prezentáció alatt a slide-ok feliratait lefordítottuk magyarra.

1. A beszéded mérgező
2. A kommunikáció egy univerzális emberi jellemző.
3. Mindenki kommunikál.
4. Szóban.
5. Non-verbálisan (azaz nem szóbeli eszközökkel).
6. Vizuálisan.
7. Zenével.
8. Étellel vagy ízekkel.
9. Mozgással.
10. Hát igen. Körülbelül az idő kezdete óta kommunikálunk.
11. Mégis, a kommunikáció az egyik legkevesebbet gyakorolt emberi jellemző is egyben.
12. Az egyetlen és legnagyobb probléma a kommunikációval...
13. ..az az illúzió, hogy megtörtént (G. B. Show)
14. Mindenki azt mondja: Én egy nagyszerű kommunikátor vagyok!
15. Mégis - fogadd el tőlem - a legtöbben nem vagyunk azok.
16. Megjegyzés: az átlagos előadóval szemben a bohócok VALÓBAN nagyszerű kommunikátorok!
17. Lekötnek és megmozgatnak másokat.
18. Közönség-központúak.
19. Kockázat-vállalók.
20. Nancy Duarte (www.duarte.com) szerint a megkérdezett vezetők 86,1%-a gondolja úgy, hogy az erős kommunikáció közvetlen hatással van a sikereire.
21. Mégis, mindösszesen 25,2%-uk gyakorol többet, mint 2 óra egy nagy téttel bíró prezentáció előtt.
22. Kifejlesztettünk egy SZÁRAZ kommunikációt.
23. Hogyan tudjuk kifejleszteni a NAGYSZERŰ kommunikációt?
24. Először is tanuljuk meg, hogy minden prezentáció nagy téttel bír. (Nancy Duarte: Slide:ology)
25. A kommunikáció, úgy mint minden beszélgetés, megbeszélés, prezentáció és iskolai előadás - nagy téttel bír.
26. Öt tipp a kommunikációs fejlődéshez:
27.  1. Értsd meg a közönségedet
28.      Alkalmazkodj a közönség visszajelzéseihez.
29.      Az érzelmek cselekvésre ösztönzik a közönséget.
30.      Közönség nélkül nincs rezonancia (azaz együttrezgés).
31.      Ne önző légy, hanem önzetlen.
32.  2. A látás kiüt minden más érzékelést
33.      A felsorolások ölnek
34.      Párosíts egy képet és egy tiszta gondolatot. Segíts a közönségnek minél több információt hosszú időre megjegyezni.
35.      A Compfight és a Flickr a barátaid. Válassz "creative commons" képeket, jelöld meg a forrást.
36.  3. Készülj fel és gyakorolj
37.      Szánj elég időt a kommunikációra.
38.      36 - 90 óra kell egy 1 órás, 30 diás prezentációra: elemezni a közönséget, ötleteket gyártani, forgatókönyvön gondolkodni, vizuális tervezést végrehajtani.
39.      Soha ne hagyd elszállni a beszédedet! (A felkészületlenség prezentációs idegességhez vezet.)
40.      Próbálj úgy, mint a TEDen előadók. Minden rövidebb a beszéd, annál több idő marad az ismétlésre. (Nancy Duarte)
41.  4. Légy empatikus a közönséggel. 
42.      A közönség a barátod, nem a riválisod.
43.      Észre kell vennünk, hogy mindannyian különbözőek vagyunk abban, ahogy a világot észleljük.
44.      És ezt a felismerést útmutatóként kell használnunk a másokkal való kommunikációban.
(Tony Robbins)
45.      Koncentrálj arra, hogy megkülönböztesd magad másoktól.
46.      Sir Ken Roobinson, az iskola megöli a kreativitást. Egy empatikus beszéd: 13,4 millió néző.
47.      Ne adj elő olyan prezentációt, amit nem szeretnél végigülni. (Nancy Duarte)
48.  5. Folyamatosan fejleszd a képességeidet.
49.      Olvass, iratkozz fel, kövess. Megjegyzés: ezek csak példák a számtalan lehetőség közül.
50.      Olvass - a prezentálás új útjairól.
51.      Olvass - a tartalomról és az előadás módról.
52.      Olvass - a vizuális tervezésről.
53.      Iratkozz fel blogokra (philpresents, ethos3).
54.      Iratkozz fel oldalakra (six minutes, creative communications).
55.      Kövesd: empowered presentations, slides that rock).
56.      Kövesd: Jessedee, Emiland.
57.      Kövesd: David Crandall, Mars Dorian.
58.  Ez itt nem a legerősebb, sem nem a legintelligensebb faj a túlélő fajok között..
59.  ...de a legfogékonyabb a változásokra. (Charles Darwin)
60.  Turbózd fel a beszédedet és változtasd meg a világot!

Mitől jó? #7

Van egy olyan oldal, hogy www.ted.com, ahol sok-sok gondolatébresztő előadás látható.
Előadás tehát, élő emberrel, nemcsak a prezentáció. Innen való a most következő videó is. A 28 nyelvű feliratozás között a magyar is megtalálható.

Az előadó hölgy egy prezentációt is készített az előadásához, amit a videóban szintén látni fogunk. Megfigyelhető, hogy milyen precízen hangolta össze prezentációjának képeit a mondanivalójával, hogy hogyan emeli ki, hogyan hangsúlyozza a prezentációval azt az üzenetet, ami el akar mondani.

A hölgyet nézve és hallgatva kétségünk nem lehet afelől, hogy
- felkészült az előadásra,
- minden mondatának és gesztusának helye van,
- tudja miért ad elő és mi az az üzenet, amit át akar adni a közönségnek.

Szánjuk rá azt a 20 percet, hogy meghallgassuk.

Ja, hogy miről szól? Arról, hogyan lehet az, hogy a sok digitális kapcsolatunk mellett egyre magányosabbak vagyunk.

Sherry Turkle: Kapcsolódva, mégis magányosan?





A TED-ről bővebben itt: http://www.ted.com/pages/about

5 gondolat...a mondanivalóról

Ez egy sokszor előcitált téma. Hogy legyen mondanivaló.

1. Ha nincs mondanivalónk ne tartsunk előadást. Ha muszáj előadást tartunk, azonnal álljunk neki mondanivalót keresni.
2. A jó mondanivaló belefér egyetlen mondatba. Keressük meg ezt a mondatot és lebegtessük a szemünk előtt, amíg az előadásra készülünk.
3. Akár rövidebb, akár hosszabb előadást tartunk, egészen biztosan nem lesz időnk mindent elmondani, amit az adott témáról elmondani szeretnénk. Szelektáljunk előre és a rendelkezésre álló időhöz szabjuk a tartalmat.
4. A közönségünk egészen biztosan nem azonos tudásszinten van előadásunk témáját illetően. Saccoljuk meg előre, hogy mekkora az átlagos tudásszint az adott témában, ezt osszuk el kettővel és erre a tudásszintre építsük fel az előadást.
5. Higgyük el azt, amit mondunk. Látszódjon rajtunk, hogy értünk ahhoz, amiről beszélünk és az utolsó vesszőig képesek vagyunk vele azonosulni.

kép innen: http://www.ihatepresentations.com

7 jótanács arról, hogy hogyan tartsunk jó műszaki prezentációt

A jó prezentáció kemény munka, nem trükk.

Mindenki képes arra, hogy jó prezentációt tartson, feltéve ha elegendő időt fordít a felkészülésre. A most következő tanácsok kifejezetten műszaki prezentáció tartásáról szólnak.

1. Vegyél egy retorikáról szóló könyvet

Nem elég elolvasni egy cikket arról, hogy hogyan tartsunk jó prezentációt. Aki jó előadó akar lenni, annak bele kell ásnia magát a beszéd tudományába.

Kezdetnek jó lehet a klasszikusnak számító Dale Carnagie könyve: Gyors és könnyű út a hatásos beszédhez (The Quick and Easy Way to Effective Speaking - magyarul úgy tudom, nem jelent meg).


2. A tartalom a király

Szükséged van tartalomra. Ha nincs semmi mondanivalód, inkább maradj csöndben. Sok olyan prezentáció van, ami tartalmában megfoghatatlan, de az ilyen előadáshoz feltűnő előadó kell.
Ez a mi esetünkben nem alkalmazható.

A tartalmat a hallgatóságra kell szabni. Milyen tudásszintet vehetünk magától értetődőnek?

Becsüld alá a tudásszintet, de soha ne becsüld alá a hallgatóság intelligenciáját!

Töltsd ki a prezentációt! Minden perc, amiben rád figyelnek, meg kell hogy érje nekik. Minden egyes mondat legyen érdekes.

Gyakran halljuk, hogy az első "n" másodperc milyen fontos. Nem, nem fontos. Senki nem fogja elhagyni a termet 60 másodperc múlva, azonban 60 másodperc elteltével már gyakran tudom, hogy az előadó kitölti vagy csak kihasználja majd az időmet.


3. Lassan és érthetően

Műszaki prezentációt adunk elő. Nem időjárás-előrejelzést, nem értékesítünk, nem reklámozunk, nem politikai beszédet tartunk. Ez azt jelenti, hogy hagyjuk ki a kitöltő elemeket és térjünk rögtön a lényegre. Ennek a többi esetben is így kellene lennie, de a mi esetünkben ez alapvető.

Ne mondd el ugyanazt háromszor különböző megfogalmazásban. Legjobb, ha

lassan

és

érthetően

beszélsz.

Egyik mondat

a másik után.

Ne olvass fel. Sem papírról, sem projektorról, sem képernyőről. Eleget gyakoroltál ahhoz, hogy tudd fejből a szövegedet. Ugye?


4. A jó prezentációnak van tetőpontja

A jó prezentációnak van egy - és csakis egy - tetőpontja. Próbáld meg összefoglalni a mondanivalódat egyetlen mondatba! És most sűrítsd össze ezt a mondatot! Ne legyen benne vessző és "és". Képzeld el, hogy a hallgatóságod csak egy mondatot jegyez meg az előadásodból - melyik lesz az? Mondhatod ezt például. "Ha csak egy dolgot jegyzel meg az előadásomból, akkor legyen ez: A jó prezentáció kemény munka, nem csak egy trükk."

A jó prezentációnak van egy - és csakis egy - tetőpontja. Ebben az esetben ne félj az ismétléstől. A jó prezentációnak van egy - és csakis egy - tetőpontja.

A tetőpont meghatározza a mondanivaló további részét. Mivel ha megvan a tetőpontod, akkor megvan a szempontrendszered, ami alapján rövidítheted a mondanivalódat.


5. A humor megengedett

Igen, viccelhetsz is. Egy vicces kép, ami átvezet egy másik témához, megengedett, amíg nem túl sok és a témába vág.

Te magad viszont ne nevess! Jobb, ha az előadónak fanyar a humora.


6. Ne kérj bocsánatot.

Aki a színpadon van, az nem kér bocsánatot. Maximum egy gyors "elnézést" eressz meg. Nem számít, hogy ki hibázott vagy mi volt a hiba. Az előadó felelőssége megbírkózni vele.

Ha gyorsan tudsz reagálni, viccet csinálhatsz belőle, de akkor is térj vissza az eredeti forgatókönyvhöz minél hamarabb.


7. Gyakorolj, gyakorolj, gyakorolj

Nem tudsz eleget gyakorolni.

Az egyetlen kivétel, ha úgy hangzol, mint aki több, mint eleget gyakorolt.

Ha nem gyakorolsz eleget, nem tudsz a közönségre nézni. Nem tudsz olvasni az emberek arckifejezéséből, hogy megértették-e, amit mondtál, vagy meg kellene ismételni. Ha van időd a közönségre nézni, a szemkontaktus automatikusan létrejön és még az "ööö"-k is eltűnnek.



A cikk alapja: http://focs.wordpress.com/2007/09/12/9-tips-how-to-give-a-technical-presentation/

Kérdések előadás előtt - magamhoz

Pollack Expo tapasztalata alapján 2 kérdés, amire érdemes választ találni, mikor előadásra készülünk:

- Miért megyek oda?

Ez meglepőnek tűnhet, de ez egy fontos kérdés. Miért megyek oda?

Mert küldenek?
Vagy én akarok? Akarok én?
Van valami fontos mondani valóm?
Van valamilyen fontos tapasztalatom?
Csináltam valamit, ami mások számára is fontos lehet?
Fel akarom magamra hívni a figyelmet?
Fel akarom hívni a figyelmet a cégemre?
Fel akarom hívni a figyelmet a cégem termékeire?

Ha megvan a válasz, akkor jó ötlet úgy megfogalmazni az előadást - és összerakni a prezentációt - hogy az az elérendő célt szolgálja. 

- Mit akarok mondani?

Ez azért fontos, mert ebben a témakörben célszerű önkorlátozó magatartást tanúsítani. Ha valamilyen témában benne élünk, mert azzal kelünk és azzal fekszünk és a köztes időben is csak azzal foglalkozunk, akkor természetszerűen nagyon sok mondanivalónk lesz az adott témáról.

A baj csak az, hogy 20 perc nem elég arra, hogy ezt a nagyonsokmindent tényleg el is mondjuk.

Válasszunk egyet és tartsuk magunkat ahhoz.

És gondoljunk a hallgatóságunkra is egy kicsit (részletek itt).

5 gondolat...a projektorról

Konferenciákon szerencsére nem az előadónak kell biztosítania a felszerelést, azaz nem neki kell megküzdenie a projektorral. Az élet azonban tud számtalan olyan szituációt teremteni, amikor igen. Ezekre az esetekre vonatkoznak a következő gondolatok:

1. Egy projektort nem annyira nagy ördöngösség kezelni, de adjuk meg neki a tiszteletet. Tudnak meglepetést okozni. Az, hogy egy projektort tudunk kezelni, nem jelenti azt, hogy az összeset tudjuk. Sajnos ez ilyen szempontból rosszabb, mint az autó vagy a bicikli.
2. Éppen ezért ismerjük meg jól a masinát, ha mi visszük magunkkal. Ha helyi gépet kapunk, érjünk oda időben előadás előtt, hogy legyen időnk bénázni és végszükség esetén segítséget tudjunk kérni. Lehet, hogy segítséget kérni ciki, de arra hivatkozva várakoztatni a közönséget, hogy nem működik a projektor - sokkal cikibb.
3. A projektornak kell plusz két kábel: egy táp és egy olyan, amivel a laptoppal kell összekötni. Ezeket is vigyük magunkkal.
4. Tanuljuk meg nagyon jól azt a billentyűkombinációt, amivel a projektorra lehet küldeni a képet. pl Fn+F8
5. És ha megtanultuk, vigyázzunk rá, hogy mikor nyomjuk meg. Bizalmas iratokat és kompromittáló fényképeket kivetíteni nem biztos, hogy jó ötlet.