PowerPoint inspirációk 1. - üzleti terv és éves beszámoló

A PowerPoint-ot, mint eszközt sokan és sokféleképpen használjuk, attól függően, hogy melyik iparág melyik szegmensében tevékenykedünk. A PowerPoint inspirációk sorozat célja, hogy betekintést engedjen abba, hogy mások, máshol mire és hogyan használják a powerpoint-ot. A betekintés alapján pedig inspirációt is kaphatunk atekintetben, hogy saját munkánkban, saját feladatinkban hogyan tudjuk jobban kihasználni a PowerPoint nyújtotta lehetőségeket.

A PowerPoint a hagyományos eladások készítésén túl kiválóan alkalmas arra is, hogy olyan dokumentumokat készítsünk el vele, amit első nekifutásra szövegszerkesztővel vagy kiadványszerkesztővel állítanánk össze. A PowerPointban élhetünk az animáció eszközeivel és a sok, könnyen használható grafikai eszközzel, melyek segítenek kiemelni a lényeget és rámutatni az összefüggésekre.

Példa egy álló diaformátummal készített üzleti tervre:

És két példa hagyományos formátumban készített éves beszámolóra:

képek innen: elance.com

Így lesz örök emlék a céges karácsony

 kép: flrick.com, kevin dooley

Tömérdek élmény és benyomás ér bennünket nap mint nap, munka közben és szabadidőnkben egyaránt. Az élmények és benyomások száma sokkal több, mint amennyit elődeink száz vagy kétszáz évvel ezelőtt megéltek, de még annál is jelentősen több, amennyit mi magunk éltünk meg 20 vagy akár 10 évvel ezelőtt is. Sajnos vagy szerencsére – ki-ki döntse el maga -, a fotózás fejlődése és elterjedése is követte az élet felgyorsult ritmusát és ezen felgyorsult fejlődés eredményeként ma majdnem mindenkinek van legalább egy, de inkább több fotózásra alkalmas eszköz a keze ügyében. Van aki él a lehetőséggel, hogy könnyedén fotózhat, van aki nem, de valószínűsíthető, hogy egy átlagos halandó évente néhány száz képet könnyedén elkattint.

Sok tehát az élményünk és sok képet is készítünk a pillanatokról, amiket meg- vagy átélünk, mégis hiányzik a folyamatból egy nagyon fontos momentum: a visszatekintés. A fényképek, amiket elkattintunk, őriznek egy pillanatot, egy eseményt, egy hangulatot – egyszóval egy emléket.  A fényképezés elterjedésében rejlő egyik legnagyobb lehetőség, hogy a fényképek által átélhetjük újra a fontos pillanatokat: újra lehetünk vidámak, boldogok, büszkék, vagy éppen a jól végzett munka örömétől fáradtak.

Egy ilyenfajta visszatekintős-nosztalgiázós fényképnézegetés nemcsak az „élvezeti érték” miatt fontos: a visszatekintés, az összegzés, a "mit történt velünk?" áttekintése a továbblépés szempontjából is kiemelt jelentőségű. Tudatosan vagy tudattalanul, de jellemzően múltunk tapasztalatai alapján hozzuk meg a jövőre vonatkozó döntéseinket, így egyáltalán nem mindegy, hogy emlékezünk-e  - és ha igen, akkor hogyan - arra, ami velünk történt. 

Évvége közeledtével, a karácsonyi és évzáró rendezvények idején különleges aktualitást kap az összegzés, a visszatekintés. Ilyenkor sokan átgondoljuk, egyéni és céges léptékben is, hogy mi történt velünk az elmúlt évben, mit tettünk, milyen események vettünk részt és miben voltunk aktív kezdeményezők.

A visszatekintés segítségével szembesülhetünk azzal, hogy mennyi minden történt egy év alatt, hogy honnan indultunk és hova jutottunk el és megítélhetjük, hogy az út, amin járunk, megfelelő-e nekünk továbbra is vagy esetleg módosítanunk kell rajta. Az egyéni összegzés mellett segíthetünk kollégáinknak is visszatekinteni és összegezni az elmúlt évet: összegyűjtve és sorba rendezve az elmúlt év eseményeiről készült fényképeket - közösen ünnepelt születésnapok és névnapok, kirándulások, utazások, sörözések, nagy hajtások és nagy összefogások képeit – segíthetünk magunknak és a kollégáknak is emlékezni és értékelni az elmúlt év eseményeit.

Állítsunk össze egy 6-8 perce fotóvetítést - 60-80 db fényképet összefűzve, zenével egybevágva - akár powerpoint segítségével, és vetítsük le a céges karácsonyon vagy zárópartin. Ahogy a közös emlékeknek, úgy a közös emlékek közös felidézésnek is közösségépítő hatása van. Egy ilyen fotóvetítés-filmmel ismét közelebb hozhatjuk egymással az évvégi hajtásban megfáradt és emiatt kicsit elidegenedett kollégákat. Az évközben történt pozitív töltésű események felidézése segíteni fog abban, hogy mi is és a kollégák is jó érzéssel zárjuk le az évet és jövőre frissen lendülettel vágjunk bele a munkába. 

Ötlet innen: www.fotovetites.com

Retorika és prezentáció

Kép innen.

Manapság a legtöbben úgy gondoljuk, hogy "tudunk" beszélni, azaz nincs vele különösebb problémánk.

És mivel gond nélkül meg tudjuk magunkat értetni, nem is jut eszünkbe, hogy a nyilvános beszéd "tudománya" bizony egy külön tudomány.

És ez nem véletlenül van így.

A retorikáról van szó.

Régebben a közgondolkodás szerint sem volt kérdés (már az ókori görögök is...), hogy nyilvánosan megszólalni, felszólalni, előadni és érvelni a beszédnek egy különleges, minősített esete és így jelentősen különbözik egy baráti beszélgetéstől, de még egy komolyabb hangvételű üzleti tárgyalástól is.

Aki próbálta, tudja már, hogy hiába van a fejünkben minden szükséges ismeret és gondolat, nyilvános előadás közben gyakran nem úgy "jön ki" belőlünk, nem úgy hangzanak a mondatok, nem azt a hatást érjük el, amit szeretnénk, ha nem szántunk elég időt és energiát a felkészülésre.

A retorika a wikipédia szerint: " a szónoklat tudománya, eredetileg díszes külsőségek között előadott beszédeket, ékes stílusú, nyilvános megszólalásokat jelentett. Később a nem szépirodalmi műfajok elméletét jelentette. Iskolai tantárgy volt a beszéd- és értelemgyakorlat mellett. Ma a rendszeres gondolkodás és önkifejezés eszköze, a kulturált érvelés, vitatkozás tudománya. Tárgya minden nyilvános, közéleti megszólalás, minden közéleti kommunikációs helyzet, és szereplője minden nyilvánosan megszólaló ember. Társtudománya a szövegtannak, amely a sikeres közlés, a meggyőző beszéd szempontjai alapján tekinti át a szöveg (beszéd) létrehozását."

Ma tanfolyamokon, felsőoktatási továbbképzéseken lehet elsajátítani a retorika alapjait. A Google keresőbe a "retorika oktatása" címszót beírva számos iskolát találhatunk. További ismereteket szerezhetünk a retorika.lap.hu oldalon is.

Egy termék- vagy cégbemutatónál, egy konferencia-előadás alkalmával a helyzetek és az elvárások általában kisebbek, így ezen szituációk megoldása nem igényel mély retorikai ismereteket. De az,
- hogy a gondolatainkat össze kell szedni előre,
- hogy beszédünk logikáját át kell gondolni,
- hogy beszédünk célját tisztázni kell magunkban,
minden esetben igaz és megkerülhetetlen. (A "majd megoldom valahogy" csak a nagyon-nagyon  nagy rutinnal rendelkezőknél működik.)

Nagy segítség, ha előadásunkat próbaként be tudjuk mutatni egy őszinte, erős kritikai érzékkel bíró, de laikus ismerősnek. Érdemes meghallgatni a véleményét és azt, hogy ő mit értett meg előadásunkból.

Itt is, minden az életben oly sok esetben, a gyakorlással a rutin is kialakul és a tapasztalat felhalmozódáséval egyre kevesebb gyakorlásra lesz szükség.

Van akinek a nyilvános beszéd ösztönösen könnyebben megy, de ezt is - mint bármi mást - bárki képes elsajátítani.

Tervbemutató prezentáció

Egy jó tervbemutató prezentációnak  - függetlenül tervtől, szakágtól, közönségtől - az a célja, hogy a közönség a tervet a szükséges mértékben megismerje. Ez a "szükséges mérték" pedig maga a sikeres és hatékony prezentáció kulcsa. Hogy mi a "szükséges mérték", az természetesen minden esetben más és más.

Egy terv bemutatása előtt érdemes átgondolni, hogy azok, akiknek bemutatjuk a tervet, mire kíváncsiak, milyen információkra éhesek elsősorban és milyen előképzettséggel rendelkeznek. Nem mindenki ért annyira (nagyon nem!) egy adott szakterülethez, mint a szakterület szakértője, ezért a tervbemutatónál nagyon fontos az egyszerűsítés és a legfontosabb szakkifejezések magyarázata, még akkor is, ha nekünk teljesen triviálisnak tűnnek is ezek.


Tervprezentáció (általános) diajegyzék:
1. Címdia: terv címe, tervező
2. Előzmények, körülmények: a tervezési folyamat elhelyezése térben és időben (kapcsolódó projekt, fejlesztés, tervezési terület, szakasz, stb.)
3. A tervezési feladat, a megoldandó műszaki probléma
4. Alapadatok: honnan indult a tervezés, milyen adatok álltak rendelkezésre
5. A tervezési folyamat rövid bemutatása, érdekességek, különlegességek (ha vannak)
6. Az eredmény: a terv és annak ismertetése
7. További lépések: engedélyezés, jóváhagyása, kivitelezés (ha ismert)