Miért kell prezentációt csinálni? - avagy értekezés a módszerről

Honnan is jön ez az egész? Miért kell egy számítógépes programmal "slide"-okat csinálni és aztán projektorral kivetíteni? Ki találta ki ezt az őrültséget?

Ha visszalépünk egy kicsit az időben, nem is olyan sokat, csak egy 20-25 évet, amikor még nem volt ennyire elterjedt a számítógép és kapcsolt részeinek használata, találunk valamit az előadótermekben, konferenciákon, megbeszéléseken, amire ma már alig-alig emlékszünk: az írásvetítőt.

Igen, az írásvetítő tualjdonképpen a PowerPoint közvetlen elődje. Úgy is mondhatnánk: PowerPoint 0.0. Az írásvetővel műanyag fóliákra kézzel (később géppel, nyomtatva) felírt szövegeket, ábrákat lehetett kivetíteni falra vagy vászonra. A fóliákra jellemzően hosszú felsorolások és bonyolult ábrák, esetleg hosszú matematikai képletek kerültek fel, és az így tartott előadások többségében pont olyan unalmasak voltak, mint ma a PowerPointos előadások nagy része.

De mire kellett az írásvetítő? Az írásvetítő arra volt jó, és ezért nyilván nagy találmány volt a maga idejében, hogy kiváltotta a krétát, a krétaport és gusztustalan táblatörlő szivacsot. Kényelmes lett, kellemes és többször felhasználható. És ebben a kényelmességben rejlett önnön csapdája is, hiszen az előadás ettől kezdve egy olyan környezetben készült (otthon, irodában), ahol a hallgatóság nem volt jelen. Az előadó elszakadt a hallgatótól és elveszett önmagában.

Szerencsés esetben, amikor van interakció tanár és diák között (előadó és hallgatóság között), és az ábrák, képletek és felsorolások ott születnek meg a helyszínen, frissen felírva a táblára, akkor az előadó tudja, érzékeli, hogy miből és mennyit kell még mondania, mit kell még felrajzolnia, melyik az a részlet, amit még ki kell jobban fejtenie. Az előadás él, mert prezentációja ott helyben születik, interakcióban az előadóval és a hallgatósággal.

De miért is kellett valójában a tábla? Emlékszünk rá? Mire volt jó a tábla az iskolában? Miket írtak fel a tanárok a táblára? Például matematikai képleteket. Grafikonokat. Biológiai ábrákat. Kémiai képleteket. Folyamatábrákat. Évszámokat. Idegen szavakat. Leírhatatlan külföldi neveket.

Azaz olyan dolgokat, amiket pusztán szavakkal elmagyarázni legalábbis nehéz, de az is lehet, hogy lehetetlen.

És azt hiszem, meg is érkeztünk a válaszhoz:

Azért kell a prezentáció, hogy szemléltesse azt, amit pusztán szavakkal elmagyarázni nehéz, vagy lehetetlen. 

Viszont valószínűleg egyik tanárnak sem jutott volna eszébe MINDENT felírni a táblára, amit elmondott. Mielőtt leírunk egy hosszú mondatot PowerPointban, tegyük fel magunknak a kérdést:

- Ha ezt táblára kellene kézzel felírnom, akkor is olyan fontosnak tartanám, hogy felírjam?

A hallgatóság, mint tényező

Mikor felkészülünk egy előadásra és átgondoljuk, hogy miről fogunk beszélni, érdemes pár percet arra is szánni, hogy sorra vegyük, kik ülnek majd a közönség soraiban: sokkal hatékonyabb előadást fogunk tartani, ha figyelembe vesszük, hogy hallgatóságunk mit képes az adott pillanatban befogadni.
- Mennyit tudnak arról, amiről beszélni fogok? - Kell-e rövid áttekintést nyújtani, mielőtt belekezdek a lényegbe?
- Szakemberek vagy laikusok? - Érdemes-e belemenni a részletekbe? Szabad-e szakszavakat használni?
- Nekik miért fontos, amiről beszélni fogok? - Milyen információkkal lehet felkelteni az érdeklődésüket?
- Sokan lesznek? - 100 embernek inkább előadni kell, 10 emberrel akár beszélgethetünk is.
- Mennyire lesznek majd fáradtak? - Ebéd után könnyedebb előadást tartsunk, ebéd előtt minél rövidebbet.
És a többi, és a többi....

5 gondolat...a szövegről

1. Kutatások igazolják, hogy nehezebben dolgozzuk fel azt az információt, amit egyszerre látunk és hallunk. Így tehát a hallgatóságunk vagy arra figyel inkább, amit mondunk, vagy arra, ami a diára van írva. Ezért számoljunk le az illúziókkal és csak annyit írjunk fel egy diára, amit egy ránézésre el lehet olvasni.
2. A felsorolás (4-5 pontban) nagyon jó eszköz, használjuk bátran.
3. A regényrészleteket, hosszú jogszabály- és szabványjegyzékeket inkább osszuk ki papíron. Hiába írjuk fel diára, nem fogják elolvasni. Helyette mérgesek lesznek, hogy egy csomó apró betü, amit "nem látok"/"el kéne olvasnom, de nincs kedvem"/"nem érdekel". Ne frusztráljuk a hallgatóságunkat.
4. Egy diára tehát 4-5 szónál több ne kerüljön. A többit mondjunk el szóban, végülis azért vagyunk ott, hogy minket hallgassanak. (Persze, minden eset más és néha többet kell írni 4-5 szónál, de regényt írni tényleg felesleges.)
5. Ügyeljünk a láthatóságra. Legyenek NAAAAGY betük és jól látható betük. A háttér és betü színe között legyen nagy a kontraszt. Az, hogy mi a képernyőn jól látjuk, nem elég. Az előadóterem leghátsó sorában ülőnek kell majd jól látni.

PowerPoint 2010 - háttér beállítása

Fehér háttér beállítása: Nyissuk meg a powerpoint-ot és használjuk a felkínált egyszínű fehér hátteret.
Fekete háttér beállítása: Tervezés főmenü/Háttérstílusok (jobb szélen) - katt rá és válasszuk ki az egyszínű feketét.

Egyszínű színes háttér beállítása: Tervezés főmenü/Háttérstílusok (jobb szélen) - katt rá és válasszuk ki a Háttér formázása menüponot. A megjelenő ablak közepén válasszuk ki a színt, majd kattintsunk a "Mindegyik" feliratú gombra a jobb alsó sarokban. A "Mindegyik" ahhoz kell, hogy mindegyik dia háttere olyan színű legyen, amit beállítunk. Ha nem nyomjuk meg, hogy "Mindegyik", akkor csak az épp aktuális dia háttérszínét változtatjuk meg.

És azoknak, akik bonyolultabb dolgokra vágynak:
A PowerPointba találhatunk összesen 50 db beépített ún. témát. Ezeket a "témákat" a Tervezés főmenüben nézhetjük végig. Egy "téma" egy beállítás-sablont jelent, amin belül (a PowerPoint sablon-tervezők szerint) egymáshoz illő háttérstílus, háttérgrafika, színek és betütípus-kombinációk találhatók. Egy-egy témát a téma mintadiájára kattintva tudunk kiválasztani.
És ha még ennél is bonyolultabb dolgokat szeretnénk csinálni, akkor az egyes témákhoz tartozó háttérstílusokat, betűtípusokat és színeket ízlésünk szerint rendezhetjük össze a "Színek", "Betűtípusok" és "Háttérstílusok" feliratok nyomogatásával.
A háttér beállítása jó játék és nagyon bele lehet feledkezni, de azt sose feledjük: ez "csak" a háttér, nem a prezentáció.

Mitől jó? #1

Ez a prezentáció projektütemterv-készítésre tanít, egyszerűen és színesen.

Mitől jó?

• a szinte egyszínű kék háttér előtt nagyon jól olvashatók a fehér és narancssárga betük
• kevés szöveg
• bátor, de nem zavaró színhasználat
• vicces fekete emberkék

5 gondolat... a színekről

1. Ne használjunk túl sok színt, mert elvonja a figyelmet a mondanivalónkról. Válasszunk ki kettőt-hármat, amit használunk, és legyünk következetesek.
2. Egymással harmonizáló színeket válasszunk, különösen, ha sok színre van szükségünk. Ha nem érezzük ösztönösen, hogy mi illik mivel, tanulmányozzuk a PowerPointba beépített színsablonokat. Oka ugyanaz, ami az előző tanácsnak: ha elütő színeket használunk, az zavart érzéseket kelt és elvonja a figyelmet a mondanivalóról.
3. A fekete is szín. Használjuk.
4. A láthatóságot ellenőrizzük. Bármennyire is tetszik nekünk a piros szöveg kék háttérrel, ha nehezen olvasható, inkább cseréljük le. Olvashatósági kérdésekben érdemes kollégákat megkérdezni: mi tudjuk, mit írtunk oda, ezért hajlamosak lehetünk olvashatónak ítélni azt is, ami nem az.
5. Használjunk bátran színeket kiemelésre. Egy váratlan piros, pink vagy neonzöld szövegrész kiválóan kiemel és hatalmas nyomatékot ad.